会社での予定管理はrakumoを使っていて、他のメンバーに「rakumo入れといて〜」という指示を出すときに、 意図しない予定を入れてしまうことがあったりします。
自分は業務上、rakumoを結構使っているので、この操作を知ってると便利だよ〜ってことが多々あります。
今回は業務効率を少しでもあげるためのrakumoの操作方法を紹介します。
空き時間を見る
複数人でMTGをする場合、全員が空いている時間を探さなければなりません。 これをしないと、「予定が被ってるんですけど＞＜」という問題が発生します。
これをやるには「空き時間を探す」機能を使います。
この機能を使うと、
- 赤色の部分: 既に誰かしらに予定が入っている
- 空白の部分: 全員の予定が空いている
というようになります。 便利ですね！
空き設備を見る
ウチの会社では、MTG参加者の他に、どの会議室を使うのか？という設備の予約もできるようにしています。 その設備は、MTG参加者よりも空き検索が簡単にできます。
このチェックボックスを入れると、表示されている設備は使用可能な設備のみになります。 簡単ですね！
予定管理者の変換
- メンバーの予定を入れたいけど、自分は参加できない＞＜
- 親切心でメンバーのルーティーンを忘れないように登録したい・・・！(でも自分の予定には入れたくない)
という時は、予定管理者の変更をしましょう。
rakumoは内部的に予定管理者と参加者を明確に分けているように見えます*1
また、管理者は単独にしかできません。
この仕組みを使うと、他のメンバーを管理者にすると、自分はただの参加者になるので、メンバーから外すことができます。 つまり、他の人の予定を、しれっと入れることができます。
予定を入れる時、登録完了するまでは、デフォルトで自分が管理者なので、管理者が管理者を変更して、管理できなくなるなるのはおもしろいですね。
自分以外が予定管理者の予定を変える
管理者が自分でない予定は、基本的に予定を変更することができません。 ところが、予定管理者の予定の詳細ページから変更しようとすると、これができます。
素晴らしい。
こうすると予定管理者が忙しい＞＜って時に代わりに予定変更して差し上げることができます。
優しい世界＾＾
まとめ
rakumoは便利機能を知って入れば、結構自由度高く予定を組み替えることができます。
予定を入れることが多い人はこれらの機能を有効活用して効率よく仕事しましょう！！
*1:おそらく！
