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株式会社リブセンスでエンジニアをやっている星直史のブログです。

自分が実践しているタスク管理の方法を紹介

背景

会社のメンバーが、タイムマネジメント(個人のタスクの管理とか優先度付け)の方法について困っていたので、自分がどうしているのかまとめてみようと思った。

オレ流タイムマネジメントの概要

自分の脳内メモリは有限であり

  • シングルスレッドで動きたい(作業中は他のことを考えたくない)
  • 作業中のタスク以外のことは、なるべく自分の頭から隔離させたい(他に任せられるならブン投げたい)
  • 新たなタスクがきた場合のルールが明確である
  • タスクスイッチする時のルールが明確である

という思想の基、辿り着いたやりかた。

用意するもの

Trello 個人レベルならこれで十分やろ!

実際の手法

0. Trelloに下記Listを作成する

  • あとでやる
  • 次にやること
  • 急いでやるべきこと
  • 誰かにお願いしている / 待っているもの
  • 特定の日付にやるもの

1. タスクが降ってきたら迷わずTrelloに突っ込む。

  • その際、どのListにいれるべきかを考えてる。
  • Listの中にすでに存在する場合は、線形探索で優先度を決める。

2. 実際タスクの実行の優先度

2-1. 各リスト(横軸)の優先順位

特定の日付にやるもの >= 急いでやるべきこと >>>>>>>>>>>>>>>>>> 次にやること >>>> あとでやること

といった感じ。

特定の日付にやるもののうち、その特定の日付が開始日であって、締め切りまで期間があるのであれば、急いでやるべきことや、次にやることに移し替えている。 また、誰かにお願いしている / 待っているもの についても同様。自分にボールが移ったら優先度を決定する。

あとでやることに関しては、自己研鑽系のものが多い。

  • 個人プロジェクトを進める
  • 読書
  • ブログ書く
  • 英語学習

などなど。 また、あとでやることを意識して実行しないと、目の前のタスクをただこなすマンになってしまい、思い描いた成長につながらない可能性があるので、気をつける。

2-1-1. 誰かにお願いしている / 待っているもの について補足

誰かにお願いする系のタスクは、なるべく早く、相手に渡すことを意識する。 なぜなら、クリティカル・パスを短くすることに努めるべきだからだ。 自分の場合、相手が待っているタスクのボールを持っている場合、高確率で優先度高にして、処理をしている。

2-2. リスト内(縦軸)の優先順位

必ず上から順番にタスクを実行する。
これをしないと、どっからやろう….って考えてしまうので、タスクをスイッチするときに無駄な判断をしてしまうからだ。

3. その他

上司から依頼されたタスクについては、期待値のすり合わせをする。 ここでいう期待は、納期の話。いつまでに欲しいかを確認する。 そうすることで

上司「これよろしく〜(今日中に終わんだろ)」
自分「わかったやで〜(ヌルゲーだし、明日でええやろ)」

== 定時を迎えたころ ==
上司「終わった?」
自分「えっ」
上司「えっ」

みたいな事がなくなるからだ。

あと、上司からの依頼はなるべく、こまめに進捗の速報を伝える。

マネージャーを経験したことがある人ならわかると思うけど、相手に納期付きのタスクを任せた場合、何日経っても音沙汰がないと、とても不安になるからだ。
※特に、新人、アルバイトさん、一緒に仕事をしてから間もない相手などなど…

自分がタスクをお願いされたときも必ずこれを意識している。

まとめ

やりかたはこれだけ。
考え方としては、タスクがふってきたら、外部(Trello)に流し、無駄なことを考えないようにする。
そのために、カテゴリと優先度を決まったフレームワークで処理することによって、脳内メモリ消費を抑える。
あとは、仕事でも私生活でも同じツールとかやりかたを使うと早く身につくし、効率的に動くことができる。