背景
会社のメンバーが、タイムマネジメント(個人のタスクの管理とか優先度付け)の方法について困っていたので、自分がどうしているのかまとめてみようと思った。
オレ流タイムマネジメントの概要
自分の脳内メモリは有限であり
- シングルスレッドで動きたい(作業中は他のことを考えたくない)
- 作業中のタスク以外のことは、なるべく自分の頭から隔離させたい(他に任せられるならブン投げたい)
- 新たなタスクがきた場合のルールが明確である
- タスクスイッチする時のルールが明確である
という思想の基、辿り着いたやりかた。
用意するもの
Trello 個人レベルならこれで十分やろ!
実際の手法
0. Trelloに下記Listを作成する
- あとでやる
- 次にやること
- 急いでやるべきこと
- 誰かにお願いしている / 待っているもの
- 特定の日付にやるもの
1. タスクが降ってきたら迷わずTrelloに突っ込む。
- その際、どのListにいれるべきかを考えてる。
- Listの中にすでに存在する場合は、線形探索で優先度を決める。
2. 実際タスクの実行の優先度
2-1. 各リスト(横軸)の優先順位
特定の日付にやるもの >= 急いでやるべきこと >>>>>>>>>>>>>>>>>> 次にやること >>>> あとでやること
といった感じ。
特定の日付にやるもののうち、その特定の日付が開始日であって、締め切りまで期間があるのであれば、急いでやるべきことや、次にやることに移し替えている。 また、誰かにお願いしている / 待っているもの についても同様。自分にボールが移ったら優先度を決定する。
あとでやることに関しては、自己研鑽系のものが多い。
- 個人プロジェクトを進める
- 読書
- ブログ書く
- 英語学習
などなど。 また、あとでやることを意識して実行しないと、目の前のタスクをただこなすマンになってしまい、思い描いた成長につながらない可能性があるので、気をつける。
2-1-1. 誰かにお願いしている / 待っているもの について補足
誰かにお願いする系のタスクは、なるべく早く、相手に渡すことを意識する。 なぜなら、クリティカル・パスを短くすることに努めるべきだからだ。 自分の場合、相手が待っているタスクのボールを持っている場合、高確率で優先度高にして、処理をしている。
2-2. リスト内(縦軸)の優先順位
必ず上から順番にタスクを実行する。
これをしないと、どっからやろう….って考えてしまうので、タスクをスイッチするときに無駄な判断をしてしまうからだ。
3. その他
上司から依頼されたタスクについては、期待値のすり合わせをする。 ここでいう期待は、納期の話。いつまでに欲しいかを確認する。 そうすることで
上司「これよろしく〜(今日中に終わんだろ)」
自分「わかったやで〜(ヌルゲーだし、明日でええやろ)」
== 定時を迎えたころ ==
上司「終わった?」
自分「えっ」
上司「えっ」
みたいな事がなくなるからだ。
あと、上司からの依頼はなるべく、こまめに進捗の速報を伝える。
マネージャーを経験したことがある人ならわかると思うけど、相手に納期付きのタスクを任せた場合、何日経っても音沙汰がないと、とても不安になるからだ。
※特に、新人、アルバイトさん、一緒に仕事をしてから間もない相手などなど…
自分がタスクをお願いされたときも必ずこれを意識している。
まとめ
やりかたはこれだけ。
考え方としては、タスクがふってきたら、外部(Trello)に流し、無駄なことを考えないようにする。
そのために、カテゴリと優先度を決まったフレームワークで処理することによって、脳内メモリ消費を抑える。
あとは、仕事でも私生活でも同じツールとかやりかたを使うと早く身につくし、効率的に動くことができる。