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production.log

ピクスタ株式会社でエンジニアのマネージャーをやっている星直史のブログです。

自分が実践しているタスク管理の方法を紹介

背景

会社のメンバーが、タイムマネジメント(個人のタスクの管理とか優先度付け)の方法について困っていたので、自分がどうしているのかまとめてみようと思った。

オレ流タイムマネジメントの概要

自分の脳内メモリは有限であり

  • シングルスレッドで動きたい(作業中は他のことを考えたくない)
  • 作業中のタスク以外のことは、なるべく自分の頭から隔離させたい(他に任せられるならブン投げたい)
  • 新たなタスクがきた場合のルールが明確である
  • タスクスイッチする時のルールが明確である

という思想の基、辿り着いたやりかた。

用意するもの

Trello 個人レベルならこれで十分やろ!

実際の手法

0. Trelloに下記Listを作成する

  • あとでやる
  • 次にやること
  • 急いでやるべきこと
  • 誰かにお願いしている / 待っているもの
  • 特定の日付にやるもの

1. タスクが降ってきたら迷わずTrelloに突っ込む。

  • その際、どのListにいれるべきかを考えてる。
  • Listの中にすでに存在する場合は、線形探索で優先度を決める。

2. 実際タスクの実行の優先度

2-1. 各リスト(横軸)の優先順位

特定の日付にやるもの >= 急いでやるべきこと >>>>>>>>>>>>>>>>>> 次にやること >>>> あとでやること

といった感じ。

特定の日付にやるもののうち、その特定の日付が開始日であって、締め切りまで期間があるのであれば、急いでやるべきことや、次にやることに移し替えている。 また、誰かにお願いしている / 待っているもの についても同様。自分にボールが移ったら優先度を決定する。

あとでやることに関しては、自己研鑽系のものが多い。

  • 個人プロジェクトを進める
  • 読書
  • ブログ書く
  • 英語学習

などなど。 また、あとでやることを意識して実行しないと、目の前のタスクをただこなすマンになってしまい、思い描いた成長につながらない可能性があるので、気をつける。

2-1-1. 誰かにお願いしている / 待っているもの について補足

誰かにお願いする系のタスクは、なるべく早く、相手に渡すことを意識する。 なぜなら、クリティカル・パスを短くすることに努めるべきだからだ。 自分の場合、相手が待っているタスクのボールを持っている場合、高確率で優先度高にして、処理をしている。

2-2. リスト内(縦軸)の優先順位

必ず上から順番にタスクを実行する。
これをしないと、どっからやろう….って考えてしまうので、タスクをスイッチするときに無駄な判断をしてしまうからだ。

3. その他

上司から依頼されたタスクについては、期待値のすり合わせをする。 ここでいう期待は、納期の話。いつまでに欲しいかを確認する。 そうすることで

上司「これよろしく〜(今日中に終わんだろ)」
自分「わかったやで〜(ヌルゲーだし、明日でええやろ)」

== 定時を迎えたころ ==
上司「終わった?」
自分「えっ」
上司「えっ」

みたいな事がなくなるからだ。

あと、上司からの依頼はなるべく、こまめに進捗の速報を伝える。

マネージャーを経験したことがある人ならわかると思うけど、相手に納期付きのタスクを任せた場合、何日経っても音沙汰がないと、とても不安になるからだ。
※特に、新人、アルバイトさん、一緒に仕事をしてから間もない相手などなど…

自分がタスクをお願いされたときも必ずこれを意識している。

まとめ

やりかたはこれだけ。
考え方としては、タスクがふってきたら、外部(Trello)に流し、無駄なことを考えないようにする。
そのために、カテゴリと優先度を決まったフレームワークで処理することによって、脳内メモリ消費を抑える。
あとは、仕事でも私生活でも同じツールとかやりかたを使うと早く身につくし、効率的に動くことができる。